1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии




Скачать 252.34 Kb.
Название1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии
страница1/3
Дата публикации07.02.2014
Размер252.34 Kb.
ТипРеферат
shkolnie.ru > Право > Реферат
  1   2   3
Содержание

Введение………………………………………………………………………....2

1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии………………………………………………………………………..3

1.1. Этапы обработки документов…………………………………………..5

1.1.1. Этапы обработки входящих документов………………………..6

1.1.2. Этапы обработки исходящих документов………………………7

1.1.3. Этапы обработки внутренних документов……………………...8

1.2. Классификация деловых документов…………………………………..8

1.3. Систематизация документов…………………………………………….9

1.4. Формирование дел………………………………………………………10

2. Оформление документации об отпусках, командировках и поощрениях, особенности их хранения. Приведите форму графика отпусков, образцы приказов о командировании и поощрении сотрудников………………………12

2.1. график отпусков………………………………………………………..12

2.2. оформление отпусков…………………………………….....................14

2.3. документация о командировка……………………………………….16

2.4. поощрения; стимулирующие выплаты……………………………….20

2.5. подготовка документов к архивному хранению……………………...23

Заключение…………………………………………………………………….24

Список литературы……………………………………………………………26

Введение
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Документы предприятия, отражающие производственно хозяйственную деятельность, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно – хозяйственной деятельности.
^ 1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии.

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов  в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между :

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения  (руководители предприятия или  подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2)  пунктами технической обработки документов на предприятии   (секретарь руководителя,  канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. документопоток входящих в организацию документов  (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия),  адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.



2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации  и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.). Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются   Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
^

1.1. Этапы обработки документов.

Как же осуществляется и контролируется прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия?

^

Схема работы с входящими документами



1.1.1. Этапы обработки входящего письма, адресованного руководителю.


1. После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение   направить  документ руководителю.  (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

2. Секретарь регистрирует   письмо. Письмо  получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

3. Секретарь передает письмо руководителю.

3. Руководитель рассматривает документ и с  резолюцией, отражающей его решение, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

4.  Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

5. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

6.  Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения  и использования, а ответ направляет адресату. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов должна быть только однократной.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу – ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Схема работы с исходящими документами






^ 1.1.2. Этапы обработки исходящих документов.

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ   исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем  документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
^

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

1.1.3. Этапы обработки внутренних документов


Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки.

1. Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

3. Согласованные приказы  подписываются руководителем

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.
  1   2   3

Похожие:

1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии icon«патентоведение и теория инженерного эксперимента»
Патент на изобретение. Авторское свидетельство, Лицензии, составление лицензионных договоров, Международная классификация изобретений....
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии iconСоставление процессуальных документов, договоров, соглашений
Письменный правовой анализ предоставленных документов с дачей рекомендаций – от 2500рублей
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии iconПриказ от 24 декабря 2001 г. N 343 об утверждении правил ведения...
Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, и в целях совершенствования порядка ведения учреждениями...
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо «рутульский район»
Подготовлена кадровой службой совместно с управлением делами администрации в соответствии с требованиями Государственной системы...
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии iconТаблиц: Номенклатура дел документов, Документы, Списки выдачи документов, Списки пользователей
Создать базу данных в среде Microsoft sql server(или Access на выбор),и приложение на языке C#
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии iconИсходящие документы, не обусловленные запросами, включая, прежде...
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов...
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии iconРазработки
Составление текстов документов, их обработка и оформление с помощью прикладной программы
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии iconМинистерство внутренних дел российской федерации государственная противопожарная служба
Порошки огнетушащие специального назначения. Общие технические требования. Методы испытаний. Классификация
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии iconБиблиотека нормативных технических документов в сфере навигации и применения глонасс
Гост 31380-2009 Глобальная навигационная спутниковая система. Аппаратура потребителей. Классификация. Введен в действие с 10. 2011...
1. Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии iconСогласовано
Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2014
shkolnie.ru
Главная страница