Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот




Скачать 121.89 Kb.
НазваниеДолжностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот
Дата публикации20.08.2013
Размер121.89 Kb.
ТипИнструкция
shkolnie.ru > Право > Инструкция
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот документ работодателем, то есть руководитель ставит в графе "Утверждаю" свою подпись, дату утверждения, и заверяется печатью предприятия, хотя это и не является обязательным требованием. Должностная инструкция разрабатывается применительно к каждой должности, в том числе и для руководителя предприятия. В случае, если речь идет о должностной инструкции руководителя предприятия, данный документ утверждается учредителем (учредителями). Как правило, структуру должностной инструкции образуют несколько разделов.

1. Общие положения. В этом разделе дается, как правило, точное наименование должности работника, указывается, кому непосредственно подчиняется работник данной профессии, какие требования предъявляются к уровню образования и стажу для работников, замещающих указанную должность, предусматривается основная задача работника, занимающего должность, какими нормативными актами, правилами, стандартами он должен руководствоваться при осуществлении трудовых обязанностей.

2. Должностные обязанности. В этом разделе необходимо очень четко, подробно и последовательно изложить все те обязанности, которые вменяются работнику. От правильности и полноты изложения указанного раздела в дальнейшем будет зависеть, выполнение каких именно обязанностей можно требовать от работника указанной должности. Причем, чем конкретнее и доступнее будут изложены указанные обязанности работника, тем больше вероятность их исполнения со стороны работника и тем проще контроль за их выполнением со стороны работодателя. Основные квалификационные характеристики наиболее распространенных должностей содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37 (далее - Квалификационный справочник). Как указывается в самом Квалификационном справочнике, его положения могут служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов - должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

3. Права. В данном разделе указываются права работника, занимающего указанную должность, позволяющие оптимальным образом организовать его труд. В частности, здесь может указываться право работника получать необходимую для него информацию от работников других должностей, право на определенные условия организации трудового места и т.п.

4. Ответственность. В этом разделе предусматриваются условия наступления ответственности для работника, вид ответственности, порядок привлечения к ответственности.

Кроме того, существуют два варианта ознакомления работников с должностной инструкцией. Первый вариант предусматривает создание должностной инструкции отдельно для каждого работника, в том числе занимающих одинаковые должности. В этом случае должностная инструкция предусматривает только одну подпись - именно этого работника. Преимуществом этого варианта является то, что в случае необходимости внесения каких-либо изменений в должностную инструкцию при приеме нового работника нет необходимости заново знакомить всех остальных работников той же должности с новой должностной инструкцией. Во втором варианте каждой должности соответствует одна должностная инструкция, в которой поочередно расписываются после ознакомления все работники, занимающие эту должность. Такой вариант удобен тем, что позволяет экономить время и исключает накопление дополнительных документов, как в первом случае. В любом случае право выбора за наиболее удобным вариантом - у организации.
("Кадровый учет с нуля: Практическое пособие" (Гусятникова Д.Е.) ("Дашков и К", 2009))
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 12
^ НЕОБХОДИМОСТЬ? НОРМА ЖИЗНИ?

МНЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ И СПЕЦИАЛИСТОВ

О ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЯХ
Способны ли грамотно составленные должностные инструкции перевести бизнес на качественно новый этап развития? Как их следует разрабатывать, что в них должно быть указано и, главное, помогают ли они бизнесу в целом? Об этом высказываются руководители предприятий, специалисты в области управления персоналом.
Когда писать должностную инструкцию
"С юридической точки зрения, - говорит Олег Файнштейн, генеральный директор "ОВФ Консалт" (Москва), - должностная инструкция является частью трудового контракта между сотрудником и организацией. С точки зрения управленческой должностная инструкция - результат совмещения оргструктуры компании и бизнес-процессов". За сотрудником закрепляется группа функций по одному или нескольким бизнес-процессам, в которых он задействован. Описанием этой группы закрепленных функций в сущности и является должностная инструкция. Таким образом, считает он, должностная инструкция - это письменное изложение мнения компании об оптимальном на данный момент распределении обязанностей среди ее сотрудников. Плюс, конечно, это права, ответственность, критерии оценки - все, что нужно для обеспечения успешного взаимодействия работника и работодателя.

Специалисты в области управления человеческими ресурсами не рекомендуют писать должностные инструкции на start-up: в этот период в организации все делают все, один человек выполняет функции двух, трех, четырех специалистов. Инструкции подготовить, конечно, можно, но они будут скорее формальными, раз людям приходится заниматься всем подряд. И, собственно, сам руководитель бизнеса не заинтересован в существовании таких документов на start-up - они могут убить энтузиазм. Но когда компания начинает расти и руководитель понимает, что принцип специализации его работы становится единственно правильным, в этот момент и нужно разрабатывать должностные инструкции. Ведь очень сложно каждый раз объяснять большому количеству сотрудников, кто за что отвечает. Однако не стоит готовить жесткие до абсурда инструкции. "Нужно дать сотруднику свободу действий, чтобы он не был зашорен и не выполнял команды, как робот, - говорит Нина Литвинова, директор по управлению человеческими ресурсами компании "АРПИКОМ" (Москва). - Свобода необходима сотрудникам творческих профессий". Еще для руководителя очень важно, чтобы его посыл был понят и принят подчиненными. В противном случае написание инструкций не поможет достижению требуемого результата.

Более того, должностные инструкции пишутся не потому, что бизнес вступил в какой-то этап, а потому, что у людей возникла потребность в формализации бизнес-процессов. Как правило, такой этап развития компаний так и называется - "этап формализации". В это время топ-менеджмент задается вопросами: кто мы? Что мы делаем? Как устроены другие компании? Чем мы отличаемся от них, а они от нас? Как правило, потребность в должностных инструкциях возникает именно в результате обдумывания ответов на подобные вопросы. Собственно, должностная инструкция является руководством к действию для сотрудников организации. Она дает информацию о том, решения каких задач от них ожидают, каким образом они участвуют в достижении целей компании и на основании каких критериев будут оцениваться результаты их работы, поясняет Анна Харькина, помощник руководителя по HR-компании SAN & Stars (Нижний Новгород). Плюс должностная инструкция используется при аттестации специалистов: система оценки сотрудников строится на основе их должностных обязанностей, изложенных в инструкциях.

Потребность в должностных инструкциях порой возникает и на гораздо более поздних этапах. Олег Файнштейн рассказал, что не так давно к нему обратились из одной очень известной инвестиционной компании, которая входит в Топ-5. Организации срочно понадобились должностные инструкции. Оказывается, у нее их не было. И при этом данная компания, являющаяся, в свою очередь, частью огромной финансово-промышленной группы, была (и остается) очень успешной и очень крупной инвестиционной компанией. Зачем ей понадобились должностные инструкции? Все очень просто - по чисто юридическим причинам. Как говорит Олег Файнштейн, в компании опасались враждебных действий со стороны недружественных коммерческих структур (очень сложная, конфликтная ситуация). Проанализировав слабые стороны, топ-менеджмент вдруг обнаружил, что в компании нет должностных инструкций и, следовательно, она уязвима. Например, для трудовой инспекции. При желании (а в наши времена это несложно) противоположная сторона могла бы использовать эту слабость для парализации деятельности компании в самую неподходящую минуту. Именно поэтому должностные инструкции требовалось создать быстро.
(Статья: Необходимость? Норма жизни? Мнения руководителей и специалистов о должностных инструкциях (Сипатова М., Сипатов С.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 12))
Инструкции - для всех
Руководители некоторых предприятий не считают нужным писать для себя должностные инструкции - и так, мол, понятно, как и куда рулить. Нина Литвинова считает, что инструкции надо писать для всех, даже если начальник знает, как и кем управлять, а уборщица - как и где подметать. Правила работы существовать должны. С ней соглашается Олег Файнштейн: "Инструкция нужна, чтобы сотрудник, будь то директор или грузчик, знал круг своих обязанностей и готов был выполнять их. В инструкции также описываются права, ответственность и критерии оценки сотрудника. А это как раз те пункты, которые должны быть оговорены в правильно организованной компании". При этом эксперт отмечает, что эти пункты должны быть прописаны для всех категорий персонала - и для "низших", и для "высших". Если их не оговорить для топ-менеджеров, то в случае трудового конфликта, а от него не застрахован никто, обиженные топы могут нанести компании гораздо больший урон, чем обиженные грузчики, - уверен консультант. - Так что инструкции для менеджеров высшего звена обязательно нужны". По закону должностная инструкция не требуется только генеральному директору. Он назначается собранием учредителей или акционеров, и его обязанности, права и ответственность прописаны частично в уставе компании, а частично - в соответствующих разделах ГК РФ. Однако, уверяет Файнштейн, в его "магазине должностных инструкций" есть и должностная инструкция генерального директора. И пользуется она не меньшим спросом, чем другие инструкции.

Что касается "нижних" и "средних" уровней иерархии, то наличие инструкций для этих категорий работников должно просто быть нормой жизни. В противном случае, например, водитель-экспедитор, который не понимает, что он является лицом компании, и на территории клиента ведет себя неподобающим образом, способен нанести своей компании вред, совершенно несопоставимый с затратами на разработку соответствующей инструкции для него. То же самое - и для секретаря приемной, и для оператора на телефоне, и для грузчика, и для менеджера по продажам, и для начальника отдела, и т.д. "Если сотрудник выполняет свои обязанности в соответствии с должностной инструкцией хорошо либо лучше других, это может служить основанием, например, для премирования, - добавляет Анна Харькина. - Если же он плохо справляется со своими обязанностями, то перед руководителем встает вопрос, является ли некачественное выполнение должностных обязанностей дисциплинарным проступком, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание".
(Статья: Необходимость? Норма жизни? Мнения руководителей и специалистов о должностных инструкциях (Сипатова М., Сипатов С.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 12))
Нам сверху видно все
В большинстве случаев инициатором введения должностных инструкций являются "верха" - руководство спускает инструкции "низам". При этом активная работа "верхов" сопровождается полной пассивностью и апатией "низов". Иногда руководство приглашает консультантов для исполнения этой работы либо дает указание линейным сотрудникам написать основы своих должностных инструкций. А потом дорабатывает эти основы и утверждает должностные инструкции, чтобы спустить их вниз, теперь уже под роспись. Нина Литвинова является сторонницей инструкций, составленных "снизу вверх", когда работники сами для себя обозначают фронт работ, поощрение и наказание за их невыполнение. "Люди гораздо легче принимают то, что они сами могут проговорить, - говорит она. - Понятно, что руководство формирует для этого первоначальную среду, некие рамки. В противном случае сотрудники бы такого напридумывали... А если инструкцию разработал ты сам, то и ответственности у тебя гораздо больше. Работник приучается брать ответственность на себя".

По мнению Олега Файнштейна, в наличии инструкции одинаково заинтересованы обе стороны - и начальник, и подчиненный. Поэтому лучшим вариантом является взаимодействие сторон при составлении инструкций. В идеальном случае это должна быть конструктивная групповая работа, направленная на формальное описание бизнес-процессов компании, в которой участвуют и "верх", и "низ". Как правило, такая работа бывает очень полезна для участников. Потому что в ходе обдумывания исторически (то есть в значительной степени стихийно) сложившихся бизнес-процессов вскрывается огромное количество несовершенств и возможностей для улучшения, которые, если бы не было необходимости создавать должностные инструкции, вряд ли были бы обнаружены.
(Статья: Необходимость? Норма жизни? Мнения руководителей и специалистов о должностных инструкциях (Сипатова М., Сипатов С.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 12))
Хочешь, не хочешь...
Нередко в компании возникает ситуация, когда нужно выполнить какую-то задачу, но ни у кого в должностных обязанностях она не прописана. В таком случае руководитель вынужден просить подчиненных выполнить ее, рискуя получить в ответ: "Это не входит в мои обязанности". Возникает вопрос: нужно ли создавать в инструкциях такую "лазейку" для начальника, чтобы сотрудник ему не отказал? Нина Литвинова считает, что писать "неукоснительно выполнять все распоряжения руководства" в инструкции нельзя. Все-таки это действительно та самая "лазейка". Если руководитель слышит в ответ "это не относится к моим обязанностям", то здесь, возможно, проблема с корпоративной культурой или с руководством. Для начальника такая ситуация должна быть звоночком. "Чувство персональной ответственности как раз и создает в подчиненных ощущение, что руководитель может подойти к нему и попросить выполнить какую-то нестандартную задачу", - говорит директор по управлению человеческими ресурсами.

Насчет "лазейки" для руководства у Олега Файнштейна есть включаемые в должностные инструкции волшебные формулировки про "другие поручения", которые и "относятся", но и "не являются". Формулировки эти отчасти защищают его клиентов от нелояльных сотрудников. Более подробно эксперт нам про них не рассказал: он уверяет, что такие формулировки - его ноу-хау. К тому же он напомнил, что от нелояльных сотрудников защищает в первую очередь мудрая политика в отношении персонала, а не только и не столько "волшебные" формулировки в должностных инструкциях. Впрочем, дело не в том, как выглядят инструкции, а в том, как к ним относятся в компании. Если инструкции являются формальностью, то как бы они ни выглядели, ничего хорошего они не принесут. Будут написаны без души, не прочтены, лягут в нижние ящики столов сотрудников, там и "погибнут". Вспомнят про них только в случае трудового конфликта или при переезде, когда из ящиков будут вытряхивать никому не нужный мусор. Именно в подобных компаниях и в подобных ситуациях сотрудники склонны заявлять, что такая-то работа не входит в их обязанности. "Это тяжелый случай, - говорит Олег Файнштейн. - Лечится хирургически, а не должностными инструкциями. Даже идеальными. Если в компании задумались об эффективности работы, пытаются понять, что с ней происходит, ищут возможности к улучшению, то созданные в ходе такой работы инструкции будут изложением видения компании оптимального варианта распределения обязанностей среди сотрудников".

"Нужно максимально подробно изложить все функции сотрудника, - тем не менее советует Анна Харькина. - Возможно расширение круга обязанностей по сравнению с установленным. Например, если штатным расписанием не предусмотрена должность специалиста по кадрам, это не освобождает компанию от ведения кадрового делопроизводства". Кто-то из сотрудников должен своевременно оформлять прием и увольнение работников, грамотно заполнять трудовые книжки, в соответствии с правилами хранить их и т.д. Эти функции могут быть возложены, например, на секретаря или на бухгалтера. И это должно быть отражено в его должностной инструкции. Нужно понимать, что сама по себе инструкция не мотивирует сотрудника на добросовестный и ударный труд. Это делает руководитель. А инструкция - это лишь один из документов, который ему помогает.
(Статья: Необходимость? Норма жизни? Мнения руководителей и специалистов о должностных инструкциях (Сипатова М., Сипатов С.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 12))
За конечный результат
Эксперты уверяют, что контролировать нужно не выполнение должностных инструкций, а конечный результат работы. Контролировать исполнение инструкций не всегда возможно и не очень нужно. Если руководство ставит такую задачу - это шаг в неверном направлении. Инструкция всего лишь описывает круг обязанностей сотрудника и ожидаемые от его работы результаты только в самых общих чертах. Например, трудно себе представить должностную инструкцию менеджера по продажам, в которую был бы включен план продаж на апрель 2010 г. или количество встреч на 15-й неделе 2011 г. Всего не проконтролируешь. Очень скоро эта затея превратится в фикцию. Люди научатся вас обманывать, и вы начнете "охоту за ведьмами". В итоге - текучка и снижение показателей. В долгосрочном (а может, и в краткосрочном) плане - проблемы в бизнесе в целом. Вместо этого Олег Файнштейн советует выделить в бизнес-процессе, за который отвечает данный сотрудник, главные моменты, поставить сотруднику соответствующие цели (причем, цели должны быть измеримыми, достижимыми и определенными во времени) и контролировать достижение этих целей, а не исполнение должностных инструкций.

"Работник может выполнять все инструкции, но его результат окажется нулевым, - говорит Нина Литвинова. - Тогда есть смысл держать этот "черный ящик" (инструкцию) и разбираться, что же в нем не так". Причина так называемого кризиса порядка, когда все выполняется, но нет результата, по ее мнению, кроется в том, что смотреть-то нужно сначала на результат и только потом - в "черный ящик". Наличие инструкций, по мнению Олега Файнштейна, является необходимым, но недостаточным условием для успеха. Для успеха нужна блестящая маркетинговая идея, нужны команда, энтузиазм, менеджерский талант (или хотя бы просто профессионализм), нужно везение, а также много чего еще, о чем в двух словах не скажешь. "Кризис порядка" - это, как правило, болезнь, означающая приближение следующего этапа развития. Когда формализация бизнеса зашла так далеко и достигла такого совершенства, что она становится уже тормозом в дальнейшем развитии. Бизнесу в этой ситуации следует переходить на новый этап развития.
Беседовали

М.Сипатова
С.Сипатов

Подписано в печать

08.11.2010

(Статья: Необходимость? Норма жизни? Мнения руководителей и специалистов о должностных инструкциях (Сипатова М., Сипатов С.) ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 12))

Похожие:

Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот iconДолжностная инструкция
...
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот iconДолжностная инструкция лифтера
Лифтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем отдела по согласованию с руководителем подразделения
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот iconДолжностная инструкция маникюрши
...
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот iconДолжностная инструкция кучера
Кучер назначается на должность и освобождается от должности руководителем отдела по согласованию с руководителем подразделения
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот iconКак оформляются трудовые отношения с работниками структурных подразделений...
Права и обязанности работодателя не могут возникнуть у структурного подразделения, они возникают только у юридического лица как работодателя....
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот iconДолжностная инструкция термиста 3-го разряда
Термист назначается на должность и освобождается от должности руководителем отдела по согласованию с руководителем подразделения
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот iconДолжностная инструкция шлифовщика 5-го разряда
...
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот iconДолжностная инструкция швеи 3-го разряда
Швея назначается на должность и освобождается от должности руководителем отдела по согласованию с руководителем подразделения
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот iconДолжностная инструкция склейщика 2-го разряда
...
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот iconДолжностная инструкция
Специалист по управлению проектами назначается на должность и освобождается от должности руководителем отдела по согласованию с руководителем...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2014
shkolnie.ru
Главная страница