Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17




НазваниеРегламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17
страница1/6
Дата публикации05.04.2013
Размер0.61 Mb.
ТипРегламент
shkolnie.ru > Право > Регламент
  1   2   3   4   5   6




ПРОЕКТ

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения муниципальной услуги по хранению, комплектованию

(формированию), учету и использованию архивных документов и архивных фондов


I. Общие положения
1. Наименование муниципальной услуги


Административный регламент архивного отдела администрации Илекского района по исполнению муниципальной услуги по хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов и архивных фондов (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной функции и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по исполнению муниципальной услуги на территории Илекского муниципального района.
^ 2. Наименование органа, исполняющего муниципальную услугу
Муниципальную услугу по хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов и архивных фондов исполняет архивный отдел администрации Илекского района (далее – архивный отдел).
^ 3. Перечень нормативных правовых актов,

регулирующих исполнение муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

-Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 №7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; 2009, № 1, ст. 1; 2009, № 1, ст. 2);

-Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19;

-Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 06 октября 2003 года № 131 – ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

-Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210 - ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изменениями от 6 апреля 2011 г);

-Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290;

Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. № 17;

- Законом Оренбургской области от 29.08.2005 г. № 2551/460-III-ОЗ «Об архивном деле в Оренбургской области»;

- Распоряжением администрации Илекского района от 27.05.2011 г. № 111-р «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Илекского района Оренбургской области.

^ 4. Описание результатов исполнения муниципальной услуги
Результатом исполнения муниципальной услуги являются:

1) реализация установленных в Российской Федерации единых нормативно-правовых, организационных и методических принципов организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов и архивных фондов в архивном отделе;

2) обеспечение эффективного формирования, учета, сохранности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – АФ РФ) и архивных документов в интересах личности, общества и государства;

3) создание учетных баз данных и автоматизированного научно-справочного аппарата, в том числе, ведение автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение автоматизированного научно-справочного аппарата;

4) предоставление информационных услуг и использование документов;

5) создание научно-справочного аппарата к архивным фондам;

6) отказ в информационном обеспечении.
^ 5. Взаимодействие с государственными органами и организациями при исполнении муниципальной услуги
Архивный отдел при исполнении муниципальной услуги взаимодействует с:

- Комитетом по делам архивов Оренбургской области (далее – Комитет);

-организациями - источниками комплектования архивного отдела (далее – источники комплектования)

Архивный отдел ежегодно занимается формированием плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов;

Архивный отдел занимается составлением полугодового и годового отчета о выполнении плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов и представляет их в Комитет.

Архивный отдел совместно с источниками комплектования рассматривает и готовит к согласованию соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования.

Архивный отдел участвует в работе экспертных комиссий (далее – ЭК) организаций-источников комплектования.

Архивный отдел принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования.

Архивный отдел, в пределах предоставленных ему полномочий, в целях формирования и обеспечения сохранности документов АФ РФ, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с ответственными за архив источников комплектования.

В этих целях архивный отдел оказывает ответственным за архив организаций-источников комплектования методическую и практическую помощь:

1) в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

2) по отбору документов в состав АФ РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение в архивный отдел;

3) по упорядочению документов по личному составу;

4) по ведению учета документов АФ РФ, находящихся на временном хранении;

5) по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

6) по совершенствованию работы ответственных за архив организаций-источников комплектования.
^ 6. Информация о местах нахождения и графике работы отдела.
Информация о порядке оказания муниципальной услуги предоставляется специалистами архивного отдела администрации Илекского района

Место нахождения: 461350, Оренбургская область, Илекский район, с.Илек, ул. Октябрьская, д. 21

Адрес электронной почты архивного отдела администрации Илекского района: arhiv-il@mail.ru.

Официальный адрес сайта администрации Илекского района: http:il@mail.orb.ru.

Сведения о графике работы архивного отдела администрации Илекского района сообщаются по телефону для справок (консультаций) (8 35337) 2 15 79

Список работников архивного отдела администрации Илекского района приведен в приложение № 1.

Режим работы архивного отдела администрации Илекского района:

Понедельник

8.48 – 17.00 (перерыв 13.00-14.00)

Вторник

8.48 – 17.00 (перерыв 13.00-14.00)

Среда

8.48 – 17.00 (перерыв 13.00-14.00)

Четверг

8.48 – 17.00 (перерыв 13.00-14.00)

Пятница

8.48 – 17.00 (перерыв 13.00-14.00)

Суббота

выходной день

Воскресенье

выходной день


^ 7. Порядок получения информации заявителями по вопросам исполнения муниципальной услуги, в том числе о ходе исполнения муниципальной услуги.
Информация о порядке и процедуре исполнения муниципальной услуги осуществляется непосредственно в архивном отделе:

посредством личного обращения;

по телефону;

по письменным обращениям.

При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностное лицо архивного отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил пользователь.

При информировании по письменным обращениям по процедуре исполнения муниципальной функции ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес пользователя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации данного обращения.

^ II. Требования к порядку исполнения муниципальной услуги
1. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной услуги
Информация о порядке исполнения муниципальной услуги предоставляется архивным отделом посредством личного обращения источника комплектования непосредственно в отдел, с использованием средств телефонной связи; посредством письменного обращения по почте; посредством обращения по электронной почте.

Для получения консультации о ходе исполнения муниципальной услуги источник комплектования обращается в архивный отдел лично; по телефону; в письменном виде посредством почтовой связи; в письменном виде посредством электронной почты.

Информирование источника комплектования или консультация при личном обращении в архивный отдел осуществляется должностным лицом на рабочем месте в соответствии с графиком работы отдела.

Должностное лицо архивного отдела обязано принять представителя организации-источника комплектования в назначенный день. Приём может быть перенесён по инициативе источника комплектования на другой день или на другое время. В день назначенной встречи должностное лицо обязано обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации представителю источника комплектования для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения муниципальной услуги. Должностное лицо, осуществляющее устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

Информирование или консультация организаций-источников комплектования по телефону осуществляется должностным лицом, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы архивного отдела.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и наименовании организации. При ответах на телефонные звонки должностное лицо подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует источника комплектования по интересующим вопросам.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее информирование или консультацию, может предложить источнику комплектования обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить удобное для представителя источника комплектования время для личного обращения непосредственно в архивный отдел.

Письменное информирование или консультация при обращении источника комплектования в архивный отдел осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения источника комплектования за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении источника комплектования. Ответ на обращение источника комплектования предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается должностным лицом, и направляется источнику комплектования в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

Основными требованиями к информированию источника комплектования являются достоверность и полнота предоставляемой информации; четкость в изложении информации; наглядность форм предоставляемой информации; оперативность, удобство и доступность получения информации.

Если информация, полученная в устной форме или по телефону, не удовлетворяет заинтересованное лицо, заинтересованное лицо вправе в письменном виде обратиться в адрес администрации Илекского района на имя Главы района.
^ 2. Сроки исполнения муниципальной услуги
Номенклатура дел организации-источника комплектования предоставляется в архивный отдел не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

В источниках комплектования описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела.

Передача документов постоянного хранения в архивный отдел осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным постановлением администрации Илекского района.

В исключительных случаях по просьбе организации - источника комплектования, изложенной в письменной форме, и по согласованию с архивным отделом возможна корректировка сроков приема документов в пределах календарного года.

Архивный отдел ежегодно в срок до 15 декабря составляет план работы на следующий год, приложением к которому является график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи на хранение в Отдел документов, образующихся в деятельности организаций - источников комплектования.

Ежегодно составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января последующего за отчетным периодом года.

Один раз в год на 1 января последующего за отчетным годом составляется паспорт архива.

Максимальный срок составления описей дел постоянного хранения и по личному составу и представление их на утверждение (согласование) ЭПМК Комитета не должен превышать 2 месяца со дня регистрации документов.

Время ожидания приёма представителями источников комплектования при подаче документов и получении информации не должно превышать 30 минут.

Продолжительность приёма у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому источнику комплектования, если не требуется консультация о правилах подготовки документов.

Выдача документов во временное пользование (использование документов) осуществляется в течение дня, в который поступил запрос.

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

1) до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);

2) до трех месяцев - фондообразователям;

3) до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения должностного лица.

Подготовка документов временного срока хранения к уничтожению проводится в течение одного месяца после утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Документы, переданные на хранение в архивный отдел, хранятся постоянно, уничтожению не подлежат.
^ 3. Перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа в исполнении муниципальной услуги
Основаниями для приостановления исполнения муниципальной услуги либо отказа исполнения муниципальной услуги являются отсутствие полного пакета документов, необходимого для осуществления муниципальной услуги, ненадлежащее оформление представленных документов.
4. Порядок взаимодействия с заявителями при исполнении муниципальной функции, в случае если исполнение муниципальной услуги связано с письменным или устным запросом заявителя.
Для исполнения муниципальной услуги организации - источники комплектования представляют в архивный отдел с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы на бумажном носителе:

1) номенклатуру дел в 3-х экземплярах;

2) опись дел постоянного хранения в 4-х экземплярах;

3) опись дел по личному составу в 3-х экземплярах.

Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава, содержания дел и их учета.

Опись дел состоит из описательных статей, которые включают в себя: порядковый номер дела, индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, даты дела, количество листов в деле.

В опись включаются заголовки сформированных и оформленных в соответствии с установленными правилами дел.

1) справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости – оглавление, указатели, список сокращённых слов, расшифровка терминов (при их наличии);

2) акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны в 2-х экземплярах;

3) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в 2-х экземплярах.

^ 5. Требования к исполнению муниципальной услуги
Архивный отдел осуществляет исполнение муниципальной услуги на безвозмездной основе.
III. Административные процедуры
^ 1. Отдел проводит следующие административные процедуры при исполнении муниципальной услуги:
1) определение организаций – источников комплектования Отдела, составление и утверждение списка № 1 организаций – источников комплектования архивного отдела;

2) планирование работы отдела по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов;

3) приём документов;

4)направление документов в Комитет на утверждение (согласование);

5) передача дел в архивный отдел;

6) организация хранения документов в архивном отделе;

7) организация использования документов архивного фонда.

Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги отражена в блок – схеме, представленной в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.
Административная процедура № 1.
Основанием начала процедуры является организация работы по комплектованию архивного отдела документами Архивного фонда РФ.

Определение состава источников комплектования отдела включает:

-выявление и уточнение состава организаций, расположенных в зоне комплектования архива,

- изучение функций, выполняемых организацией,

- изучение состава документов организаций,

- отнесение организаций к составу источников комплектования.

Результаты изучения вопроса об отнесении организаций к составу источников комплектования оформляются справкой, в которой указывается:

- полное название организации, ее местонахождение и подчиненность,

- название, номер, дата правового акта об образовании организации, название и подчиненность организации-предшественника (если есть),

- юридический статус, наличие самостоятельного баланса, расчетного счета, штатного расписания, печати,

- форма собственности,

- функционально-целевое назначение организации, профиль деятельности, структура организации, место, занимаемое организацией в структуре отрасли, в экономике и общественной жизни района, масштаб деятельности,

- какие документы образуются в деятельности организации (управленческая, НТД, аудиовизуальная документация, документы по личному составу),

- в каких документах, образующихся в деятельности организации, отражаются ее основные функции.

На основании проведенного анализа делается вывод о целесообразности включения организаций в состав источников комплектования архивного отдела. Справка представляется на рассмотрение ЭПМК Комитета, т.к. решение ЭПМК об отнесении организации или групп организаций к составу источников комплектования является основанием для включения ее в состав источников комплектования. Выписка из протокола ЭПМК о включении организации в список источников комплектования направляется в архивный отдел и руководителю организации.

Пересмотр и утверждение списка источников комплектования проводится не реже 1 раза в 5 лет. Проект списка источников комплектования архива и аналитическая записка с его обоснованием представляется на рассмотрение ЭПМК Комитета. Решение ЭПМК об одобрении списка источников комплектования является основанием для его утверждения главой района.

Ведется список источников комплектования по определенной форме (Приложение № 3). Отдельно ведется список граждан – держателей личных фондов, с которыми заключен договор о передаче документов на постоянное хранение в архивный отдел.

Ежегодно, вместе с отчетной документацией, представляется информация об изменении в списке источников комплектования архивного отдела.


Административная процедура № 2.
Плановая документация составляется должностным лицом архивного отдела на основании рекомендаций Комитета и предоставляется на согласование в Комитет в срок до 15 декабря текущего года. Плановая документация составляется в следующем составе:

- Основные направления развития архивного дела на ____ год (текстовый план),

- Статистическая форма № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности на ____ год»,

- Таблица «Показателей основных направлении развития архивного дела на ___ год»,

- Графики согласования номенклатур дел, приема и упорядочения документов, утвержденные администрацией Илекского района,

- Расчетная часть к плану работы архивного отдела на ______ год.


Административная процедура № 3.
Основанием для принятия документов от организаций - источников комплектования архивного отдела является план - задание. Организации - источники комплектования архивного отдела представляют документы, предусмотренные в разделе ІІ настоящего Регламента, в отдел. Документы могут быть доставлены посредством почтовой, курьерской связи, непосредственно представителем организации - источника комплектования.

Прием документов осуществляет должностное лицо в день их поступления.

Должностное лицо в течение 3 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов.

Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полном комплекте, должностное лицо составляет сопроводительный лист со своим заключением по каждому источнику комплектования.

При выявлении в ходе проверки нарушений, должностное лицо информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений.
Административная процедура № 4.
На основании заключения документы регистрируются в журнале отправляемой корреспонденции. В журнале указывается номер, наименование источника комплектования, крайние даты, количество единиц, дата поступления, дата отправления.

Комплекс документов, указанных в разделе ІІ настоящего Регламента, и документов подготовленных архивным отделом, с сопроводительным письмом за подписью должностного лица, направляются в Комитет на утверждение (согласование).

Комплекс документов после проверки ЭПМК Комитета возвращаются почтой в архивный отдел с заключением об утверждении представленных документов (согласование описей дел по личному составу и актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны) и делается отметка в журнале регистрации отправляемой корреспонденции о их возвращении.

Если в представленных организацией-источником комплектования документах, выявлены нарушения требований нормативных документов, принимается решение об отказе утверждения представленных документов и возврате документов источнику комплектования на доработку по замечаниям, изложенным в заключение эксперта ЭПМК Комитета.

Срок административной процедуры 2 месяца.

Архивный отдел возвращает источнику комплектования 1 экземпляр документов вместе с заключением эксперта, в котором перечислены выявленные нарушения со ссылками на соответствующие нормативные акты, по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования.

Если источник комплектования, которому решением ЭПМК отказано в утверждении документов, представит в архивный отдел доработанные по замечаниям эксперта документы, повторно выполняются административные процедуры.
Административная процедура № 5.
Передача дел в архивный отдел осуществляется на основании утвержденных ЭПМК описей дел постоянного хранения от организаций - источников комплектования (по личному составу - от ликвидированных организаций).

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делается отметка о приеме документов в архивный отдел. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, составляемым в двух экземплярах (Приложение № 4). Один экземпляр остается в архивном отделе, другой - в источнике комплектования. При приеме документов на хранение в архивный отдел проверяется правильность оформления документов.

На обложке дела указывается:

- наименование отдела;

- архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела);

- заголовок дела;

- крайние даты дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения.

В 3-х экземплярах описей составляется сводная итоговая запись, в которой указывается количество дел, принятых по описям в архив, указываются со ссылкой на соответствующий документ непринятые, пропущенные, литерные дела.

Прием документов фиксируется в следующих основных учетных документах:

1) списке фондов (приложение № 5);

2) реестре описей (приложение № 6);

3) книге учета поступления документов (приложение № 7);

4) листе (карточке) фонда (приложение № 8);

Дела постоянного срока хранения после их полного оформления размещаются в архивохранилища.

Срок выполнения административной процедуры - 1 день.

Административная процедура № 6.
Основанием для начала действия является акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 9).

Заведующий или специалисты архивного отдела проверяют физическое и техническое состояние поступивших на хранение в отдел в соответствии с актом приема- передачи архивных документов на хранение.

В случае выявления недостатков физического и технического состояния документов проводится их устранение.

Принятые на хранение дела размещаются в архивохранилище, где располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Специалисты архивного отдела осуществляют постоянный контроль за движением архивных документов и их физическим состоянием, фиксируют передвижение документов в журнале выдачи документов из хранилища (приложение № 10).

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления архивных документов, требующих технической обработки.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующего архивного отдела проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов, находящихся на хранении в отделе.

Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 11) и в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 12). Одновременно с актом проверки при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 13); акт об обнаружении архивных документов (приложение № 14); акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 15) и другие акты.

При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск.

Проверка физического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища во временное пользование, а также при полистном просмотре дел.

Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архивном отделе, а также особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива.
Административная процедура № 7.
Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Основными формами использования документов архивного отдела являются:

1) информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архиве документов и их содержании;

2) исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера, тематических запросов;

3) использование документов в средствах массовой информации;

4) подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

5) выдача документов для работы в читальном зале архива;

6) выдача документов во временное пользование.

Информирование и использование запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивным отделом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в отделе соответствующих документов.

Исполнение запросов социально-правового характера и тематических запросов граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Срок исполнения запросов граждан и организаций по материалам архивного отдела не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Работа читального зала пользователей с документами производится в рабочей комнате архивного отдела.

Разрешение на работу в читальном зале дает должностное лицо на необходимый пользователю срок.

Архивный отдел предоставляет юридическим или физическим лицам для использования в читальном зале, в том числе для изготовления копий, выписок, открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства.

Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен архивнм отделом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.

При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища.

Архивный отдел организует использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию. На выставках используются подлинники или копии документов, изготавливаются альбомы, плакаты.

Учет использования дел и документов архивного отдела ведется в следующих учетных формах:

1) книга выдачи дел из хранилища (приложение № 10);

2) журналах регистрации запросов социально - правового характера, тематических запросов (приложение № 16);

3) журнале регистрации посещений исследователями читального зала, журнале учета выдачи дел в пользование (приложение № 17).


^ IV. Порядок и формы контроля за исполнением

муниципальной услуги
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляет заведующий отделом, который отвечает за организацию работы по исполнению муниципальной услуги.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав источника комплектования, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения источника комплектования, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы отдела) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению организации-источника комплектования.

Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. В случае выявления нарушений прав источника комплектования, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

^ Раздел V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной услуги
Граждане и юридические лица (далее - заявитель) вправе обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, принятые в ходе исполнения настоящего Административного регламента (далее - жалоба на действия (бездействия) (приложение № 18).

В порядке досудебного обжалования жалоба на действия (бездействия) должна быть подана в письменной форме главе Илекского района как вышестоящему должностному лицу исполнителя.

В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает:

- для юридического лица – наименование юридического лица;

- для физического лица - фамилию, имя и отчество;

- наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

- суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.

Основанием начала процедуры досудебного обжалования является поступление жалобы на действия (бездействия) и решения, принятые в ходе исполнения настоящего Административного регламента вышестоящему должностному лицу. Рассмотрение поступивших жалоб на действия (бездействия) осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Лица, подавшие жалобу вправе знакомиться со всеми материалами по их обращениям, которые подлежат обжалованию.

Глава Илекского района или должностное лицо администрации района, которому поручено рассмотрение поступившего обращения (жалобы):

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения обращения (жалобы) документы и материалы;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

Если в результате рассмотрения, обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе исполнения муниципальной функции (приложение № 19).

Обращение (жалоба) считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

Обращение (жалоба) остается без рассмотрения в следующих случаях:

- если в обращение (жалобе) не указаны необходимые в соответствии с Административным регламентом данные о заявителе;

- в случае если текст обращения (жалобы) не поддается прочтению,

- в случае если в обращении (жалобе) отсутствуют сведения об обжалуемом решении, действии (бездействии),

- в случае если обращение (жалоба) содержит оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица исполняющего муниципальную функцию.

Если в обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в адрес администрации Илекского района обращениями (жалобами), и при этом в данном обращении (жалобе) не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава района вправе принять решение о безосновательности очередного обращения (жалобы) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

О данном решении заявитель, направивший жалобу, должен быть письменно уведомлен в течение 30 дней с момента регистрации очередного обращения (жалобы) в администрацию Илекского района.

По итогам рассмотрения жалобы на действия (бездействия) должностного лица при исполнении муниципальной функции, заявителю направляется письменный ответ о принятом решении в сроки установленные действующим законодательством, в том числе с указанием мер дисциплинарного воздействия, принятых в отношении лиц, допустивших нарушения настоящего Административного регламента (в случае если нарушения были допущены).

Если в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Заявитель вправе обжаловать, действия (бездействия) и решения должностного лица по исполнению муниципальной функции в судебном порядке, обратившись с соответствующим заявлением в суд общей юрисдикции в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Приложение № 1

к проекту административного регламента

исполнения муниципальной услуги

по хранению, комплектованию (формированию),

учету и использованию архивных документов

и архивных фондов


Список работников архивного отдела администрации Илекского района


ФИО

Должность

Адрес

Служебный

телефон

Елфимова Надежда Николаевна

Заведующий архивного отдела

ул. Октябрьская,

д. 21

2-15-79

Наумова Галина Юрьевна

Специалист 1 категории архивного отдела

ул. Октябрьская,

д. 21

2-15-79


Приложение № 2

к проекту административного регламента

исполнения муниципальной услуги

по хранению, комплектованию (формированию),

учету и использованию архивных документов

и архивных фондов









Отбор архивных документов на уничтожение по истечении временного срока хранения










Составление акта о выделении дел к уничтожению организациями- источниками комплектования архивного отдела





Согласование акта о выделении дел к уничтожению с заведующей отд

архивным отделом





Направление акта о выделении дел к уничтожению на согласование ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области







Приложение № 3

к проекту административного регламента

исполнения муниципальной услуги

по хранению, комплектованию (формированию),

учету и использованию архивных документов

и архивных фондов

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации

района от _________ № _____


СПИСОК

организаций – источников комплектования архивного отдела

администрации Илекского района


№№ п/п

Индекс организации

Наименование организации

Форма собственности (государственная, негосударственная)

Форма приема документов (полная – 1, выборочная, повидовая – 2.1,

групповая – 2.2.)

Прием НТД,

КФФВД

Примечание (изменение решений ЭПК, № и дата протокола)

1

2

3

4

5

6

7




































































Итого по состоянию на 01.0__.20__:
Всего организаций в списке – 36 (тридцать шесть).
^ По видам собственности:

государственной собственности: федеральной ________;

областной________;

муниципальной собственности_______;

негосударственной собственности_______.
По формам приема:

1. _________

2.1.________

2.2._________
^ ПРИМЕРНАЯ СХЕМА АНАЛИТИЧЕСКОЙ ЗАПИСКИ
Архивный отдел администрации Илекского района направляет на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов Оренбургской области список организаций-источников комплектования Илекского районного муниципального архива.

В список внесено ________ организаций, __________ государственной, ___________

(кол-во) (кол-во) (кол-во)

негосударственной собственности.

Далее указать:

- какая работа проведена по выявлению учреждений, организаций и предприятий, действующих в районе, городе;

- какие изменения внесены в список источников комплектования в сравнении с предыдущим: какие организации и по каким причинам исключены из списка, какие дополнительно включены и обосновать необходимость их отнесения к числу источников комплектования;

- какие организации из списка возможных источников комплектования включены в список

№ 1;

- заключены ли договоры о передаче документов на постоянное хранение в районный, городской архив с негосударственными организациями, включенными в список;

- обсуждался ли проект списка в администрации района, города (комиссией по пересмотру списка источников комплектования, с куратором архивного отдела администрации).
Зав. архивным отделом

00.00.20__г.

  1   2   3   4   5   6

Похожие:

Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17 iconПриказом Федерального агентства по недропользованию
Фгу) находящихся в ведении Федерального агентства по недропользованию (Роснедра) необходимых для определения объема  финансового...
Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17 iconКонкурс Федерального агентства по недропользованию на размещение...
Приказ Федерального агентства по недропользованию от 21. 11. 2005 №1169, извещение о проведении конкурса в бюллетене «Конкурсные...
Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17 iconКраткий отчет о работе архивного отдела
Главным направлением развития архивного дела в мо илекский район в 2012 г было дальнейшее совершенствование архивного дела в районе....
Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17 iconSystem of standards on information, librianship and publishing. The...
Изменением N 1, введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 7 сентября 2005 г....
Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17 iconОтчет о прибылях и убытках за 2005 год
Государственный заказчика: управление федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Костромской области
Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17 iconПеречень переходящих базовых проектов государственного заказа Федерального...

Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17 iconК Административному регламенту Федерального агентства по недропользованию...
Административному регламенту Федерального агентства по недропользованию по предоставлению государственной услуги по предоставлению...
Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17 iconПриказ от 17 июня 2009 г. N 156 об утверждении административного...
Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005,...
Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17 iconПлан мероприятий по развитию архивного дела в Автономной Республике...
Создание страхового фонда уникальных и особо ценных документов Национального архивного фонда
Регламентом Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 09 марта 2005 г. №17 iconПрограмма Молодёжной школы
Президиуме Российской Академии образования, Федерального центра образовательного законодательства Федерального агентства по образованию...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2014
shkolnie.ru
Главная страница