I. Значение секретарской службы




НазваниеI. Значение секретарской службы
страница1/15
Дата публикации22.02.2013
Размер2.64 Mb.
ТипДокументы
shkolnie.ru > Информатика > Документы
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15
Основы секретарского дела
Хороший секретарь - это не бедная Золушка, а фея-хранительница служебного "очага": она может погасить разгорающийся конфликт в коллективе, создать уют в офисе и многое другое...
??????
Глава I. Значение секретарской службы
В современных условиях значение секретарской службы особенно велико, возможно, более велико, чем когда бы то ни было в прошлом. XXI столетие - эра информации и компьютеризации, период беспрецедентного накопления и расширения знаний, необычайного распространения деловых контактов и связей, требующих соответствующего документационного, правового и организационного обеспечения. Развитие рыночной экономики, становление гражданского общества в России (это когда граждане знают, что они могут потребовать от властей каких-то действий, и власти обязаны принять их требования во внимание), совершенствование многообразных отношений между частными и юридическими лицами, разнообразными организациями, различными государственными структурами и международными фирмами, группами и сообществами - все это в огромной степени повышает требования к обеспечению организации и управления.

Упорядочение потока деловых связей, разнообразных коммерческих, финансовых, трудовых, профессиональных, культурных и других отношений на местном, региональном и федеральном уровне приобретает первостепенное значение. В связи с этим профессия секретаря учреждения, фирмы, организации, банка, торгового объединения, ассоциации, акционерного общества и т.д. становится особенно значимой.

В настоящее время практически ни одна уважающая себя фирма или организация не может обойтись без секретаря, который является своего рода диспетчером, распределяющим информационные потоки* и регулирующим контакты между посетителями и руководством фирмы (организации) или ее служащими. Его обязанности могут быть очень разнообразными и весьма обширными. Их объем и направленность зависят от целого ряда обстоятельств: размера фирмы (организации) и направленности ее деятельности, специфики деловых отношений внутри фирмы (предприятия), конкретных условий делооборота и отношений между людьми.

В условиях работы малых предприятий, насчитывающих десяток или около того служащих, работа секретаря менее многообразна и вариативна. Иногда все в основном сводится к обязанностям по обслуживанию телефонных звонков и приему посетителей. В средних по масштабу деятельности фирмах работа секретаря уже сложнее. Ему приходится выполнять разнообразные поручения, следить за прохождением документов (их регистрация, хранение, рассылка и т.д.), организовывать различные встречи, приемы и тому подобное. Еще более сложной и насыщенной может быть работа секретаря в крупной фирме, влиятельном банке или корпорации. Обычно в многолюдных учреждениях и организациях создаются канцелярии, секретариаты, экспедиции, архивы и т.д. Работу группы секретарей (среди которых могут быть старшие и младшие секретари) возглавляет и направляет начальник секретариата (заведующий, старший распределитель, а иногда помощник или заместитель директора по кадрам).

Существуют и такие должности, как секретарь-оператор электронно-вычислительных машин (ЭВМ), секретарь-стенографистка, секретарь-референт, секретарь-инструктор (специалист по практическому обучению более молодых и неопытных коллег), секретарь на домашнем телефоне и т.д. Конкретные должности определяются спецификой потребностей, существующих в условиях той или иной организации.

Как правило, работа секретаря складывается из двух составляющих:

- основных или базовых обязанностей;

- ряда дополнительных поручений, обусловленных текущими ежедневными потребностями.

К первому ряду могут быть отнесены следующие действия: телефонные переговоры, прием посетителей, рассылка телефонограмм, работа со служебными документами, в том числе тиражирование отдельных из них на ксероксе или принтере, отправка факсов, контроль за выполнением решений, принятых руководителем, подготовка соответствующих материалов к совещанию или конференции, оповещение участников собраний, передача пожеланий руководства, ведомственных наставлений и инструкций служащим фирмы, их оповещение об особых заданиях или мероприятиях и т.д.

Ко второму ряду следует отнести различного рода вспомогательные обязанности: поиск необходимых сведений в словарях и справочниках, в энциклопедических изданиях, определение очередности при приеме нескольких посетителей, просмотр подшивок газет с целью нахождения нужных статей, заказ необходимой литературы в библиотеках и др. Иногда секретари выполняют роль курьеров (особенно это практикуется в малых фирмах) и доставляют срочную корреспонденцию по требуемому адресу в пределах города. Безусловно, данный перечень может быть продолжен. К примеру, в большинстве фирм и организаций секретари готовят для ожидаемых визитеров чай (кофе) или организуют столик с напитками и легкой закуской.

Секретарские обязанности могут быть самыми разнообразными. Они эффективны тогда, когда не зависят от капризов руководителя и направлены на наиболее качественное обеспечение основных производственных требований данной фирмы или организации.

В небольших предприятиях (фирмах, конторах) во время отсутствия первого лица, которым является директор либо управляющий или руководитель подразделения, секретарь в ряде случаев выполняет некоторые его функции, доводя до служащих и рабочих указания директора и проверяя исполнение тех или иных требований. Именно секретарь обычно контролирует входящую и исходящую корреспонденцию фирмы, отвечает за делопроизводство, добиваясь правильной и своевременной отчетности, участвуя в соответствующей обработке поступающей информации и организации хранения нужных документов и материалов.

В современных условиях процессы получения и передачи информации связаны с разнообразными техническими средствами: телетайпы, факсы, мобильные телефоны, глобальная компьютерная сеть Интернет, другие современные средства связи. Неуклонное развитие технических средств требует от секретаря определенных технологических знаний и навыков. Если в прошлом для него достаточным было умение сносно печатать на обычной пишущей машинке, то в настоящее время хорошо подготовленный секретарь должен уметь пользоваться диктофоном, персональной ЭВМ, факсом, принтером, сканером, различной множительной техникой и т.д. Весьма полезными могут оказаться навыки стенографирования, хотя в современных условиях стенография менее распространена, чем ранее.

В целом можно без преувеличения сказать, что работа секретаря во многих случаях имеет важное или даже исключительно важное значение для обеспечения нормальной производственной деятельности фирмы, банка, производственного предприятия, научного центра, торгового объединения, акционерного общества и т.д. Зачастую именно от него зависит то, в какой форме и в какое время поступит к руководству необходимая информация или насколько благоприятно начнутся деловые переговоры (а хорошее начало, как известно, - половина успеха). Приветливый, деликатный, обходительный и в то же время осмотрительный секретарь может с самого начала расположить к себе потенциальных деловых партнеров и настроить их на доброжелательное отношение к собеседникам и, соответственно, к предмету переговоров. У такого секретаря к тому же и служащие фирмы или предприятия всегда могут получить требуемую информацию, и при этом отпадает необходимость обращаться непосредственно к руководителю.

Таким образом, слагаемые успеха секретаря - это профессионализм, трудолюбие (исполнительность), стремление к самообразованию, сервис (высокое качество обслуживания клиентов), лояльность фирме.

В большом спорте родилось выражение: порядок бьет класс. И действительно, нередко случалось, когда более слабая по подбору игроков команда побеждала высококлассную за счет лучшей организации игры, когда каждый игрок строго придерживается указаний тренера, не чураясь при этой элементов импровизации. Должный или соответствующий порядок сберегает время и силы, освобождает, а вовсе не сковывает мысль.

С древних времен также существует поговорка: "Порядок - душа вещей!" Это как раз и означает, что любая вещь будет исправно служить человеку тогда, когда она постоянно находится в определенном месте.

Если по каким-либо причинам у секретаря нет возможности существенным образом изменить внутреннее содержание приемной, то обустроить свое рабочее место наилучшим образом ему доступно и крайне желательно. Следует всегда помнить, что порядок на рабочем месте является обязательным условием эффективности труда секретаря (о чем будет еще не раз сказано в дальнейшем изложении этого пособия). Следование порядку не только облегчает работу, делает многие операции автоматическими, экономит драгоценное время, но и препятствует "пропаже" документов, которые иной раз почему-то у нерадивых секретарей попадают в папки с другими материалами, а то и "благополучно" перекочевывают... в архив. Как говорится, семь потов сойдет с секретаря, прежде чем такие документы найдутся, да и найдутся ли вообще - вот вопрос?

Под рукой секретаря должны лежать только те документы, справочники, которые необходимы в данное время. "Столпотворение бумаг" не столько уменьшает рабочую площадь стола, сколько отвлекает от решения служебных вопросов. Нужно смелее избавляться от макулатуры и невостребованных вещей.

Технические средства, используемые секретарем, о которых подробно говорится ниже, размещают с учетом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальный аппарат не должны находиться на близком расстоянии. Кроме того, механизмы эти должны располагаться таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного использования другими работниками и находились под контролем секретаря.

Если же секретарь в течение своего рабочего дня то и дело что-нибудь ищет (ластик, большую скрепку, клей, скотч, ручку с красной пастой, календарик и т.п.), то, естественно, у него не будет хватать времени для выполнения своих прямых обязанностей.

То же в отношениях с руководством. Представьте себе ситуацию, когда шеф (директор, заместитель директора, начальник отдела, словом, любой администратор предприятия) просит секретаря подготовить все необходимое для отправки важного заказного письма, а в ответ слышит:

- Не помню, куда это я положила хорошую бумагу. Тетрадь с перечнем адресов наших филиалов? Да, да, сейчас поищу. Наверное, в каком-нибудь ящике.

И поиск может продолжаться и 10, и 20 минут. И вот тетрадь найдена, но выясняется, что под рукой нет чистых конвертов. Очевидно, что, если такая практика продолжится в следующий раз, то вряд ли это начальству понравится.

Девушка-секретарша может быть привлекательной и обаятельной, уметь хорошо и быстро входить в контакт с людьми, быть отзывчивой, мгновенно и с готовностью приниматься за любое порученное дело, но если она неорганизованна, если ей постоянно приходится что-то искать, если она систематически забывает о каких-то важных вещах, то по ее адресу будут неизбежно звучать неодобрительные замечания или нарекания, а это, конечно же, неприятно и обидно.

Порядок, как сказано выше, важен в любых делах, но для секретаря он имеет особое значение. Сама суть профессии, связанной с организацией делового процесса, заключается в поддержании надлежащей упорядоченности. Существуют общие правила, единые профессиональные требования. Однако, кроме того, каждое предприятие или учреждение имеет свои специфические черты и особенности, свои установки и требования. Секретарь должен скрупулезно разобраться в этой специфике, чтобы уметь быстро и качественно выполнять свою работу. Поэтому, начиная службу на новом месте, следует сразу же обратить внимание на особенности делового процесса именно в этом учреждении. Не надо стесняться спрашивать о том, что вам непонятно. Обратитесь с просьбой к коллегам или даже руководителю, и они обязательно вам помогут. Иной раз подобная помощь может сопровождаться шутками-прибаутками. Ничего страшного, наоборот, это естественно, а порой и хорошо, особенно для разрядки обстановки (чего на работе не бывает!). Они ведь работают уже в течение определенного (иногда весьма продолжительного) времени, и им некоторые вопросы новичка могут казаться наивными и простодушными. Тем не менее, лучше все-таки выяснить такие вопросы побыстрее с начала работы на новом месте (в течение недели, ну, месяца), чем через полгода или даже год "наступать на те же грабли". В этом случае запоздалое "любопытство" секретаря будет расценено негативно: пора бы уж и знать, милочка!

Организованность - одно из важнейших качеств секретаря. Он должен уметь четко контролировать свои действия по времени, хорошо ориентироваться в текущих делах, уметь быстро найти нужные документы и навести необходимые справки, вежливо и корректно вести телефонные переговоры и знать меру в больших и малых делах.

Вместе с тем, естественно, секретарь не должен превращаться в некое "ходячее расписание", становиться похожим на запрограммированного робота. Секретарь - живой человек. Случаются и истерики. От них, обусловленных окружающей средой, мы не можем оградить даже своих родных, что же говорить о коллегах. И тут важно для секретаря "сохранить лицо", чтобы потом не было стыдно смотреть людям в глаза.

Конечно, секретарь должен активно участвовать в общественной жизни коллектива. От него в значительной степени зависит моральная атмосфера на предприятии: сухая или унылая, напряженная или нервная, распространения подозрительности или недоверия либо дружеского участия, открытости и симпатий.
^ Глава II. Из истории становления и развития делопроизводства и секретарской службы в России
Развитие письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.

Многие древнерусские летописи погибли во время монголо-татарского нашествия. До наших дней сохранилось только около 80 рукописных книг XI-XIII вв.

В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.

Дальнейшее развитие письменности и культуры, а также формирование государственности сопровождалось увеличением круга различной документации, разнообразных информационных, правовых, финансовых и других документов.

В целом, как принято считать, делопроизводство в старой России прошло три основных этапа развития: приказное, коллежское и исполнительное.

Начиная с конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. На местах существовали приказные избы, которые осуществляли управление делами на более низком уровне. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что позволило централизовать управление страной.

Существовали такие приказы, как поместный (ведавший земельными вопросами), разрядный (занимавшийся военными и оборонными делами), посольский (контролировавший развитие внешних связей), конюшенный (ведавший перевозками на гужевой тяге) и т.д.

Постепенно, подчиняясь требованиям государственной дисциплины, устанавливается единообразный порядок оформления и прохождения различных документов. Укрепление Российского государства в середине и второй половине XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране. (Начиная с XIV в., в России появляется бумага, заменившая дорогой пергамент). Важнейшими документами были указы царей и приговоры Боярской думы. Кроме того, широкое хождение имели грамоты и отписки, а также челобитные - прошения челяди и простых людей.

Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная бюрократия превратилась во влиятельное сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны. Приказы делились на ведомственные и территориальные, государственные и дворцовые. Помимо этого при царе Алексее Михайловиче (1645-1676) был создан Приказ тайных дел, который фактически направлял работу всех остальных органов власти, подчиняясь непосредственно царю.

При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.

При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Затем в 1718 г. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления. (В числе коллегий: иностранных дел, военная, адмиралтейская (ведала делами флота), мануфактур-коллегия (занималась вопросами развития промышленности), духовная, камер-коллегия (отвечала за сбор налогов), берг-коллегия (ведала металлургией), юстиц-коллегия, вотчинная и др.).

27 февраля 1720 г. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.

Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России. В рамках коллежского делопроизводства распорядительные и законодательные акты государственной власти оформлялись различными указами, повелениями, инструкциями, регламентами, протоколами и наказами. Постепенно возникло большое количество разнообразных форм переписки: реляции, доношения, письма, требования, известия, ведомости и т.д. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться.

В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.*

В 1720 г. в Петербурге был учрежден Главный магистрат, которому подчинялись местные магистраты, избиравшиеся "регулярными" гражданами, т.е. купцами, промышленниками и людьми "свободных профессий" - врачами, аптекарями, художниками, адвокатами и др. Люди, работавшие по найму, прав голоса не имели. У магистратов были свои канцелярии, которые вели переписку.

В 1722 г. сословные права и привилегии дворянства были закреплены в "Табели о рангах". Дворяне были разделены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Выходцы из других сословий могли приобрести дворянство, дослужившись до определенного "ранга". Введение "Табели о рангах" усложнило систему документации и переписки. Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах. Документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале. Также специальная книга регистрации велась на все исходящие бумаги.

В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами.

В соответствии с "Табелью о рангах" предписывалось вести три вида дворянских списков: именные с указанием чинов; именные с указанием послужных ступеней, личных достоинств и способностей к той или иной службе; семейные отношения. Таким образом, было положено начало созданию документальной системы, направленной на регистрацию и фиксацию принадлежности к дворянскому сословию.

21 апреля 1785 г. Екатерина II утвердила "Жалованную грамоту на права, вольности и преимущества благородного российского дворянства", которая содержала ряд важных пунктов, регламентировавших положение дворянства в России. Был определен порядок документирования сословной принадлежности к дворянству, способы приобщения к которому были различны: (1) - пожалование; (2) - военная выслуга; (3) - гражданская выслуга; (4) - титулованный род; (5) - древняя родословная; (6) - иностранное дворянство.

Форма дворянского списка, составлявшегося в уезде, предусматривала следующую информацию: имя и фамилия дворянина, имеющего недвижимость в уезде; его семейное положение; имена и возраст детей мужского пола; количество крепостных душ; какой чин имеет дворянин, на какой службе он состоит или находится в отставке.

Велись подробные родословные книги. Они составлялись депутатами и губернским предводителем на основании уездных списков дворян, куда вносились только лица, имевшие "неопровержимые доказательства дворянского сословия". Таковыми могли быть: дипломы русских царей и "прочих коронованных особ", пожалованные на дворянское достоинство; патенты на чины с присвоением дворянства; доказательства награждения одним из высших российских орденов, дающих право на дворянство; особые жалованные грамоты; указы о подношении в дар земель и деревень и др.

С родословной книги снимались две точные копии. Первая из них, подписанная предводителем и депутатами дворянского собрания, подлежала хранению в их архиве. Вторая, аналогичная копия, направлялась на хранение в Сенат.

Ведение подобной документации, выписки из различных предписаний и распоряжений составляли значительный объем канцелярской работы.

Существовавшая в начале XVIII в. система коллегий и канцелярий может быть представлена следующим образом.

Низовой уровень: уездная канцелярия.

Средний уровень: провинциальная канцелярия.

Высокий уровень: губернская канцелярия.

Высший уровень: государственные коллегии.

Уездные и провинциальные канцелярии подчинялись воеводам. Губернские находились, соответственно, в ведении губернаторов. Во главе государственной коллегии находился чиновник высшего уровня, именовавшийся президентом. В ее состав входили также вице-президент, советники, асессоры (коллежские асессоры соответствовали 8-му классу в "Табели о рангах"), служители канцелярий. Все государственные коллегии были подотчетны Сенату, который осуществлял свою деятельность под надзором генерал-прокурора, лично ответственного перед императором.

При прохождении любых документов по инстанциям очень важное значение имело то, как секретари оформят соответствующее дело и как они представят его начальству. Коллежское делопроизводство стало более организованным, чем приказное, однако оно не только не уменьшило, но еще более увеличило число бюрократических процедур и препон, способствуя практике кумовства и коррупции.

В начале XIX в. в результате очередной государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.). Чуть ранее (1802 г.) вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось). В ходе этой ведомственной реформы в России были учреждены министерства: военно-сухопутных сил, морских сил, иностранных дел, юстиции, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения.

Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний. Министры имели право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти - указы и предписания. Министры и руководящие министерские чины, в свою очередь, направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения шла корреспонденция в виде рапортов, доношений и представлений.

В результате введения министерской системы произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти. В то же время наблюдалась дальнейшая централизация и бюрократизация государственного аппарата. Это вело к засилью бюрократов-чиновников, чинопочитанию, росту коррупции, волоките, различным нарушениям делопроизводства.

Для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом. Эти штампы являлись своеобразной "визитной карточкой" организации. Под штампом вкратце излагалось содержание письма, на которое отвечали.

Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.

В 1861 г. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. В 1864 г. было введено местное управление - земство. Каждые три года представители различных сословий избирали уездное земское собрание. В свою очередь земские собрания направляли делегатов в губернские собрания. Одновременно существовали земские и губернские управы.

Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур. Первые личные секретари стали работать в 1840 г. у директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге. Затем их численность стала заметно возрастать: секретари-профессионалы прочно заняли свои места в управлениях банков, адвокатских контор, торговых домов, в крупных купеческих лавках, пароходствах, в управлениях железнодорожным транспортом и т.д.

В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах. В последние два десятилетия XIX в., а точнее, начиная с 1884 г., в России издавались 8 специализированных журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. Среди них можно упомянуть такие издания, как "Стенограф", "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика", "Машинопись" и др.

В 1864 г. в России была проведена судебная реформа. Сословные суды, отягощенные волокитой, взяточничеством, запугиванием обвиняемых, были заменены гражданскими судами, где общие дела рассматривали выборные мировые судьи, а более сложные дела передавались окружным судам и судебным палатам. Следствие проводили уже не полицейские, как раньше, а судебные следователи. Появились официальные защитники - адвокаты. Решение о виновности подсудимого (вердикт) стали выносить присяжные заседатели (представители общественности, привлекаемые к этой обязанности по жребию). Естественно, что численность секретарей в различных судебных инстанциях возросла.

В 1870 г. была создана система городского самоуправления (в России в тот период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов.

В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.

В 1905-1910 гг. была проведена так называемая Столыпинская реформа, в результате которой более двух миллионов крестьян получили в личную собственность земельные наделы. В целом в 1907-1913 гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса. За этот период число потребительских обществ выросло более чем в 6 раз, численность сельских кооперативов возросла в 12 раз. Увеличилось потребление продовольственных и промышленных товаров, что способствовало оживлению социально-экономической и культурной жизни страны.

На новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография.

После Октябрьской революции 1917 г. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". Кроме того, в 1918-1919 гг. были подготовлены проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях. В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

Заниматься вопросами совершенствования секретарской службы поручили созданному в 1922 г. Народному комиссариату рабоче-крестьянской инспекции (РКИ).

В этот период стали издаваться такие специализированные журналы, как "Вопросы организации и управления", "Стенография и машинопись", "Техника управления" и др. В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.

Однако дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства.

В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.

В 1926 г. была предпринята попытка систематизации делопроизводства и более эффективного использования секретарских должностей. Секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой). В первую группу вошли секретари, которые стали называться помощниками и референтами руководителей. Вторую группу образовали секретари-машинистки, разделенные на первую и вторую категории. Они выполняли чисто техническую работу: перепечатывали на машинке тексты писем и документов, регистрировали почту, подшивали в папки различные бумаги по принадлежности.

В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. Продолжали секретари трудиться в крупных министерствах и ведомствах. В то же время тысячи и тысячи канцелярских работников различного уровня были призваны в армию и многие из них погибли с оружием в руках, защищая нашу Родину от фашистских агрессоров.

В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации.

В июле 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.

Важным этапом дальнейшего совершенствования секретарского дела и подготовки соответствующих кадров стало открытие в 1964 г. факультета государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте.

Через два года, в 1966 г., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. В 1975 г. был принят государственный стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения", определивший главные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

Начиная с 1977 г., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела. Целый ряд профессионально-технических училищ включился в подготовку секретарей-делопроизводителей. На партийно-государственном уровне было принято постановление "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления".

В 1984-1986 гг. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной системой документационного обеспечения управления".

Однако вследствие значительной бюрократизации всех звеньев государственно-управленческого аппарата, эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности. В ходе проведения "перестройки" работа многих управленческих структур не только не улучшилась, но заметно ухудшилась.

Распад Советского Союза в начале 90-х годов прошлого века и становление на новой основе государства Российская Федерация привели к значительным изменениям во всех сферах хозяйства, в том числе и в сфере архивной, и в области всего делопроизводства. Было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ), который возник на основе Государственного архива РСФСР и Центрального архива Октябрьской революции. В настоящее время ГАРФ - один из крупнейших архивов страны. Он постоянно доукомплектовывается: на 2003 г. в нем хранилось свыше пяти миллионов дел. В архиве работают 250 человек, среди которых 3 доктора исторических наук, 9 кандидатов наук. Разумеется, что все сотрудники получили прекрасное архивное образование.

Архив имеет собственную библиотеку, которая содержит более полумиллиона уникальных работ. Например, в ней подобран такой состав периодики, которого нет ни в Государственной (бывшей Ленинской), ни в Публичной библиотеках, то же самое можно сказать и об объемной подборке эмигрантских изданий. Конечно же, в нем сосредоточены практически все работы по архивному делу. Располагая прекрасным современным зданием (80 км архивных полок), ГАРФ имеет прекрасный выставочный зал, в котором постоянно проходят не только его собственные выставки, но и других федеральных архивов. Поэтому не случайно в ГАРФ сдают свои архивы видные политические деятели России.

Безусловно, развитие рыночных отношений в стране дало новый импульс подъему и совершенствованию секретарского дела. В современных условиях профессия секретаря в полной мере и объеме востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью. Практика показывает, что профессия секретаря в начале XXI в. является необходимой и престижной. Труд секретаря становится все более квалифицированным, благодаря совершенствованию организации и развитию печатно-электронных устройств, прежде всего персональных компьютеров (ПЭВМ).

Роль квалифицированных секретарей на многих предприятиях, как больших, так и малых, трудно переоценить. Нередко они являются ближайшими помощниками первых лиц, а при определенных обстоятельствах замещают руководителей, организуя в их отсутствие деятельность своих фирм и контор. Профессия секретаря предоставляет огромные возможности для творческого и карьерного роста и в значительной степени от каждого носителя этой профессии зависит уровень его квалификации, а следовательно, личного утверждения и продвижения по службе.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15

Похожие:

I. Значение секретарской службы iconТема №1 «Роль и значение горных экосистем»
Рассмотреть значение горных экосистем и выполняемые ими экосистемные функции, значение этих функций для Кыргызстана, Центральноазиатского...
I. Значение секретарской службы iconКвалификационные требования для замещения должностей муниципальной...
К стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности устанавливаются следующие требования
I. Значение секретарской службы iconУрока: «Значение буквенного выражения» Тип урока
Мы умеем находить значение числового выражения, а можно ли найти значение буквенного выражения? (Слушаем мнения учащихся и приходим...
I. Значение секретарской службы iconМ. П. “28” мая 2007г
Председатель комиссии: Полковник внутренней службы Управления Федеральной миграционной службы по Костромской области- чернявский...
I. Значение секретарской службы iconПамятник архитектуры
Выдающиеся национальные сооружения превосходят значение местных или национальных и имеют международное значение
I. Значение секретарской службы iconКонтрольная работа по теме: «Логические основы эвм»
Определить значение высказывания a, если f =( a \/ b ) \/ B, при в = 0, принимает значение истина
I. Значение секретарской службы iconЛекция №1
В частности, находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, среднеквадратичное отклонение, наиболее вероятное...
I. Значение секретарской службы iconО. Ю. Гольдина Маркетинговый подход к деятельности библиотеки, службы информации
Освещено применение принципов мар­кетинга на примере службы информации компании «ЕС1 Telecom»
I. Значение секретарской службы icon4. Указ Президента рсфср от 19. 02. 1992г №154
В целях усиления социальной защищенности военнослужащих и лиц, уволенных с военной службы, и обеспечения надлежащих условий для выполнения...
I. Значение секретарской службы iconРоссийской федерации
Фз "О системе государственной службы Российской Федерации" (далее Федеральный закон "О системе государственной службы Российской...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2014
shkolnie.ru
Главная страница